La importancia de justificar los gastos por desplazamiento en el IRPF

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Junio 2014

En el caso de empresarios individuales o profesionales autónomos, una de las cuestiones más controvertidas en la determinación del rendimiento en el IRPF es la justificación y deducción de los gastos por desplazamiento¿como puedo acreditar los desplazamientos? ¿qué criterio tengo que seguir para la deducción de gastos por manutención y hospedaje?

La normativa establece que serán deducibles aquellos gastos necesarios para el desarrollo de la actividad cuando estén vinculados o sean propios de la actividad desarrollada, siempre que además, queden convenientemente justificados y registrados en los libros-registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes del Impuesto.

Desde el punto de vista de un profesional que realice una actividad que requiera un desplazamiento constante o periódico, siempre y cuando no cubran necesidades particulares y atiendan a exigencias del propio desarrollo de la actividad, los gastos generados serán deducibles. En cuanto a la cuantía admitida la normativa no determina explícitamente ningún límite; no obstante, sí en varias consultas de la Dirección General de Tributos la propia Administración se remite a los límites exentos regulados para desplazamientos laborales para determinar cuando un gasto es considerado excesivo o desmesurado. CV 2818-13 y CV 1609-13.

Para poder practicar la deducción de los citados gastos, el contribuyente deberá poder justificar la correlación y necesidad con la actividad ejercida. En la consulta vinculante v0634-12, la Administración Tributaria afirma que:

“(…) esta correlación deberá probarse por cualquiera de los medios generalmente admitidos en derecho, siendo competencia de los órganos de gestión e inspección de la Administración Tributaria la valoración de las pruebas aportadas. En el caso de que no existiese vinculación o ésta no fuese suficientemente probada, tales gastos no podrán considerarse fiscalmente deducibles de la actividad económica”.

Lo que nos indica que ante una eventual inspección o comprobación limitada de la Administración Tributaria el contribuyente tiene la carga de la prueba. En este sentido, para evitar sorpresas y anticiparnos al requerimiento inspector, siempre que se realicen desplazamientos es importante documentar individualmente y mediante una hoja de gastos la fecha, el motivo, el cliente y el lugar de desplazamiento junto con los justificantes (facturas) que soporten los gastos incurridos.

Para cualquier consulta o aclaración al respecto, estaremos encantados de ayudarles.

Oriol Olivares

TF Assessors

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